FAQs

Nuestras preguntas más frecuentes

La gestión de una comunidad por parte del administrador implica la generación de un fichero en el que se suelen incluir los siguientes datos personales: nombre de los propietarios, teléfonos de contacto, direcciones postales, números de DNI, direcciones de correo electrónico y cuentas bancarias. Su finalidad es la gestión contable, fiscal y administrativa de la comunidad. También pueden existir ficheros de personal, para la gestión de nóminas, si la comunidad tiene empleados contratados, y/o ficheros de videovigilancia, con imágenes grabadas por las cámaras de seguridad instaladas.
En primer lugar, la instalación de estos sistemas deberá ser aprobada por acuerdo de la junta de propietarios, que, a tenor de lo dispuesto en el art. 17.3º LPH, precisará el voto favorable de las tres quintas partes de los propietarios que, a su vez, representen las tres quintas partes de las cuotas de participación. En segundo lugar, debe informarse a los habitantes del inmueble y a terceros, que están en una zona videovigilada, mediante la colocación de un cartel informativo en lugar visible, donde se informa de la identidad del responsable de la instalación y ante quién y dónde se pueden dirigir los interesados, para ejercitar los derechos que les asisten según la LOPD. En tercer lugar, las cámaras únicamente podrán tomar imágenes de las zonas comunes del edificio, así como del espacio de la vía pública que sea necesario para controlar el acceso al edificio. Por último, los monitores donde se visualicen las imágenes, deberán tener acceso restringido a las personas que se hayan designado expresamente por la comunidad de propietarios, utilizando usuario y contraseña para acceder a los sistemas informáticos. Las imágenes grabadas podrán conservarse durante un mes desde su grabación. Transcurrido este plazo deberán ser borradas, salvo que exista un requerimiento judicial o de las fuerzas y cuerpos de seguridad del Estado.
La cesión de datos de carácter personal, a terceras personas, requiere el consentimiento expreso de las personas interesadas, es decir, de los propietarios, salvo que una normativa lo contemple. En caso contrario se estaría vulnerando los derechos de los interesados, lo cual puede ser objeto de sanción por la AEPD.
Según la normativa vigente, la Comunidad de Propietarios tiene los servicios externalizados (tareas de mantenimiento, limpieza, reparación de ascensores, trabajos de jardinería, etc.), como titular del centro de trabajo, la comunidad de propietarios deberá asumir la coordinación de actividades empresariales e informar de los riesgos, medidas preventivas y medidas de emergencia a todas las empresas y trabajadores autónomos que contrate. Estas obligaciones quedan establecidas en el Real Decreto 171/2004, por el que se desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales, en materia de Coordinación de Actividades Empresariales. Estos servicios pueden contratarse con una asesoría o consultoría que cuente con un Técnico Superior en Prevención de Riesgos Laborales.
La última Resolución de la Agencia Española de Protección de Datos sobre este asunto señala que sólo puede ser publicada la lista de los vecinos morosos en el tablón cuando no haya podido ser notificada a alguno de los propietarios en su domicilio a efecto de notificaciones. El único objetivo que debe perseguirse al poner la lista en el tablón es informar a los propietarios deudores que se hallan en tal situación, y no poner en conocimiento de terceros tal hecho. Por tanto, es posible la publicación de los datos personales de los vecinos morosos en dos supuestos: en la convocatoria de la junta de propietarios (art. 16.2 LPH) y en la publicación del acta aprobada en la junta (art. 19.3º LPH). Para que la comunidad no incurra en una infracción de la LOPD, antes de proceder a la publicación en el tablón de anuncios deberá notificarse al afectado en su domicilio conocido, la convocatoria de la junta o el acta en la que se indica su condición de moroso. Si no se pudiera practicar dicha notificación en el domicilio conocido del interesado, se procederá a la publicación de la convocatoria o el acta de la junta en el tablón de anuncios del edificio del inmueble del que es propietario.
El administrador de fincas, al finalizar la prestación de sus servicios, debe entregar a la Comunidad toda su Documentación LOPD. Adicionalmente, se recomienda firmar una cláusula de exoneración de responsabilidad.
Los datos de los titulares de los inmuebles, sólo deben estar a disposición de los órganos rectores de la Comunidad, es decir: presidente, secretario y administrador. Únicamente se podrán utilizar para realizar las notificaciones y citaciones que prevé la Ley de Propiedad Horizontal. Cualquier utilización de estos datos con otra finalidad de la prevista por la LPH, infringiría lo dispuesto en la LOPD y podría ser objeto de sanción.
El administrador de fincas debe cumplir con las exigencias de la normativa de protección de datos, puesto que esta ley le afecta como profesional y también como órgano de gobierno de la propia comunidad que administre. Además de las dos obligaciones anteriores, debe implantar las medidas de seguridad, informáticas y organizativas, necesarias para garantizar la integridad y confidencialidad de los datos de los ficheros de la comunidad. De forma adicional, el administrador de fincas debe firmar un contrato con la comunidad donde se establezcan sus obligaciones como encargado de tratamiento y las condiciones bajo las que utilizará dichos datos.
Los efectos legales de la notificación empiezan a contar desde el mismo momento del acceso al contenido de la notificación o comunicación, es decir, desde su aceptación y descarga. De igual forma si dicha notificación o comunicación no ha sido accedida en el plazo de 10 días desde su puesta a disposición en la DEHÚ, se considerará rechazada. Por lo tanto, contamos con un plazo de 10 días para acceder a la notificación o comunicación desde su puesta a disposición en la DEHÚ.